歯科タウン倶楽部通信

スタッフの能力を最大化しないリスク

「院長、予約がもういっぱいです……。人を増やしてもらえませんか?

受付スタッフが困った顔を浮かべ、私に相談してきた。

開業コンサルを使って、医院をオープン。数ヶ月でスタッフが定着し、半年で最低限の機材を完備。開業から1年経ったタイミングで勤務医を入れた。

集患もできておりスムーズに経営していたのだが、最近になってリソースが不足し、予約待ちの状況が続いている……。

医院経営には苦労していないものの、このままでは患者さんが別の医院に乗り換えてしまうかもしれない……。

私は人を増やすことを決断し、スタッフともミーティングで話し合い元勤務先の事務長に相談することにした。

Iドクター「今の人数だと、リソースが足りなくて数をさばけないんですよ……。予約待ちが続くと患者さんが離れてしまうし、スタッフを採用して増員したほうがいいですよね?」

事務長採用以外の方法は考えましたか?たとえば、スタッフをきちんと指導することで業務効率が高まる可能性はないでしょうか? 人を増やすと人件費だけでなく、教育にも時間がかかりますからもっとよく考えたほうがいいですよ」」

Iドクター「なるほど。でも、どういったところを指導すればいいんでしょうか……」

事務長受付のアポイントは大事ですね。1日のスケジュールのなかで、できるだけ空きがないように予約を入れるとか。患者様のご都合を考慮することは大事ですが、医院の都合も同時に考える必要があります」

Iドクター「アポイントの入れ方は気にしたことなかったです。確かに、事務長のおっしゃる通りですね。ちょっと現場の仕事で改善できる部分を探してみます」

事務長スタッフの限界を決めてしまったら、その人の成長も止まりますからね。人を増やすより、人を伸ばすことを考えてみてください」

Iドクター「ありがとうございます。勉強になります」

事務長「スタッフは性格も違えば能力も経験も違うので、一人ひとりに毎月自分で目標を設定させて、月が変わったらフィードバックする方法もおすすめです。振り返りをさせてできることを増やしていくんですよ」

Iドクター「それは良さそうですね!さっそく採り入れてみます!」

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事務長に相談した翌月から、目標設定とフィードバックを行い、スタッフ一人ひとりの能力を伸ばすための教育をスタート。

月を追うごとにスタッフのできることが増えていき、アポイントの入れ方が改善し、予約待ちの問題は解消。スタッフのモチベーションも向上し、私とスタッフとのコミュニケーションも良くなり業務効率が上がったような気がする。

採用を検討されている先生は、教育について見直しをされるとコストを増やさずにリソースを確保できるかもしれませんよ。

(インタビューアー:石井)

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